FS Sonne
Foto: M.Hartwig
Die folgenden Informationen sollen die wissenschaftlichen Nutzergruppen bei der reibungslosen Planung und Durchführung der jeweiligen SONNE-Expedition unterstützen. Sie stellen gleichzeitig den Informationsbedarf aus Sicht der Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe dar. Detailliertere Informationen zur Koordinierung finden Sie im Leitfaden SONNE .
Die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe der Universität Hamburg ist für die wissenschaftlich-technische, logistische und finanzielle Vorbereitung, Abwicklung und Betreuung des Schiffsbetriebes verantwortlich. Sie arbeitet einerseits mit den Expeditions-Fahrtleitern partnerschaftlich zusammen, andererseits ist sie Partner des Reeders, der Briese Schiffahrts GmbH & Co. KG. Die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe ist somit Universalansprechpartner in allen SONNE - Belangen. Übergeordnete vertragliche Verhältnisse bestehen darüber hinaus zum BMBF als Mittelgeber bzw. Eigner.
Fahrtplan
Aus Sicht der Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe beginnt die Vorbereitung der Expeditionen bereits mit der Erstellung des Fahrtenplans nach Vorgaben des Projektträger Jülich.
Diplomatische Antragsformulare
Aus diplomatischer Sicht beträgt der zeitliche Vorlauf für die einzelnen Fahrtabschnitte 8 Monate. Das Diplomatische Antragsformular muss gemäß internationalem Seerechtsübereinkommen in den betroffenen Küstenstaaten in der Regel mindestens 7 Monate vor Fahrtbeginn vorliegen (für Mexico: 8 Monate). Es wird von den Fahrtleitungen erstellt, von der Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe bei Bedarf ergänzt und von den zuständigen Auslandsvertretungen zur diplomatischen Weiterleitung und Begleitung bei den betroffenen Küstenstaaten eingereicht.
Vorbereitungssitzung
Die wissenschaftlich-logistischen Vorbereitungen beginnen normalerweise etwa 4 Monate vor Fahrtbeginn mit der Vorbereitungssitzung. Das daraufhin erstellte Sitzungsprotokoll stellt für alle beteiligten Partner die Planungs- und Arbeitsgrundlage dar. Hier werden auch Gesundheitsmerkblätter für Sonneexpeditionen verteilt, die von allen Teilnehmern auszufüllen und gegenzuzeichnen sind.
Checkliste
Grundsätzlich werden im Rahmen der Sitzung alle zu beachtenden Punkte genau abgesprochen und vorgeplant. Dazu gehört auch das termingerechte Einreichen der Checkliste SONNE 2 Monate vor Reisebeginn. Sie ist die Planungsgrundlage für Reederei und Schiff bezüglich der benötigten Schiffseinrichtungen wie Winden, Seillängen sowie Dauer der Stationsarbeiten bzw. Dampfstrecken, aber auch bestimmter Dienstleistungen, wie z. B. der Agentur, der Reederei u.v.m. Detaillierte Unterlagen für die Vorbereitung finden Sie im SONNE Handbuch (PDF).
Expeditionsheft
Das jeweilige Expeditionsheft (DOCX) muss spätestens 2 Monate vor Reisebeginn bei der Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe als Offset-Druckvorlage zur Weitergabe an die Druckerei und als PDF-File zwecks Veröffentlichung auf der Homepage vorliegen.
Einschiffungsmodalitäten und Versicherungsmappe
Die genauen Einschiffungsmodalitäten (XLS) sowie die Versicherungsmappe (XLSX) sind der Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe spätestens 3 Wochen vor Fahrtbeginn zu übersenden. Für diese Angaben steht eine standardisierte Excelarbeitsmappe zur Verfügung. Sie beinhaltet die wissenschaftliche Crew-Liste im international gültigen IMO-Standardformat sowie den Kammerverteilungsplan und die Liste mit den Transferwünschen. Diese Informationen werden dem Schiff durch die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe rechtzeitig vor Erreichen des jeweils nächsten Abgangshafens mitgeteilt. Daran orientiert sich die äußerst wichtige Abstimmung zwischen Schiff und Agentur zur Planung der Hafenaktivitäten. Die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe erwartet außerdem ausführliche Angaben zu den avisierten Ladungspartien (wissenschaftliche Ausrüstung). Für die Luftfrachten werden die AWB (Air-waybill)-Nummern benötigt. [Dies gilt besonders für Luftfrachten von Nutzergruppen aus dem Ausland. Die Praxis zeigt, dass es hier aufgrund von Informationsdefiziten immer wieder zu Reibungsverlusten kommen kann.]
Das Einschiffungsprozedere erfolgt nach international festgelegten Sicherheitsstandards (PDF). Die mit der o.g. Excelarbeitsmappe abgefragten Informationen werden dafür benötigt.
Wochenberichte
Im Laufe der Expeditionen erwartet die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe jeweils montags zu Dienstbeginn den Wochenbericht. Die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe bringt diese Wochenberichte den Mitgliedern des Beirats SONNE, der Reederei und den nachfolgenden Fahrtleitern bis zur nächsten planmäßigen Werftzeit per Emailverteilerliste zur Kenntnis. Außerdem werden die Wochenberichte auf der Homepage der Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe veröffentlicht.
Short Cruise Report
Zwei Monate nach Ende der jeweiligen Expedition benötigt die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe den sogenannten Short Cruise Report für den diplomatischen Nachlauf. Dieser muss in englischer Sprache vorgelegt werden, etwa drei Seiten umfassen und eine Kurskarte haben und kann weitere Angaben z.B. eine Stationsliste enthalten. Die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe sorgt für die diplomatische Weiterleitung und benötigt diese Zusammenfassung außerdem für den zu erstellenden Jahresbericht.
Abschlussbericht
Der zwei Monate nach Beendigung der Expedition erscheinende Abschlussbericht stellt das eigentliche Ende eines kompletten Reisezyklus dar.
Deutsches Ozeanographisches Datenzentrum
Alle während der Reise gewonnenen Daten werden beim Deutschen Ozeanographischen Datenzentrum (DOD) im Hause des Bundesamtes für Seeschifffahrt und Hydrographie (BSH) Hamburg archiviert und können dort abgerufen werden.
Kontakt
Die Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe hofft, mit den hier vorliegenden Informationen und Querverweisen allen Beteiligten und Interessierten die gewünschte und benötigte Unterstützung bereitzustellen. Anderweitige Fragestellungen können darüber hinaus durch die direkte Kontaktaufnahme(leitstelle.ldf"AT"uni-hamburg.de) mit der Leitstelle Deutsche Forschungsschiffe geklärt werden.
Hamburg, August 2019